Nämndsekreterare till kommunledningsförvaltningen

Om arbetsplatsen

Ale kommun har en centraliserad kanslienhet där vi har samlat ansvaret för registratur, nämndprocess, arkiv, samt valkansli. Kanslienheten ingår i avdelning Demokrati som är en av fyra avdelningar på kommunledningsförvaltningen. Övriga avdelningar är HR, Ekonomi och Invånarservice. Vi har en central roll och ett nära samarbete med övriga avdelningar och förvaltningar. 

För att leva upp till det ansvar vi har, behöver vi nu förstärka vår grupp. Vill du arbeta tillsammans med trevliga kollegor som med god känsla för service ser till att vi ger stöd åt kollegor och förtroendevalda, säkerställer kvaliteten, samt främjar rättssäker hantering av ärendeprocessen och stöttar i kompetensutveckling? I så fall finns det nu en plats för dig!

Arbetsuppgifter

Som nämndsekreterare har du en viktig roll då du bidrar till demokratin i Ale kommun och ansvarar tillsammans med kanslienhetens andra nämndsekreterare för arbetet med ärendeberedning inför möten med nämnd och utskott, samt är sekreterare på sammanträdena. I ditt uppdrag ingår administrativa arbetsuppgifter kopplade till att ta fram underlag och handlingar, kallelser, dagordningar och protokoll, samt att diarieföra och expediera ärenden efter beslut. I gruppen samarbetar vi tätt, vilket innebär att viss registratur ingår i tjänsten. 

Du är också stöd åt förvaltningsledning och chefer när det gäller att skriva fram och bedöma tjänsteutlåtanden, samt att utveckla och säkerställa rutiner relaterade till nämnd- och utskottsprocess. I tjänsten ingår även sidouppdrag kopplade till administration, utbildningar, utredningsarbete och samordningsansvar för förvaltningsövergripande frågor.

Kvalifikationer

Vi söker dig med en universitets- eller högskoleutbildning med inriktning offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig och vi ser positivt på om du har utbildning i eller erfarenhet av att arbeta med bestämmelserna i OSL och GDPR.

Du har erfarenhet av arbete som nämndsekreterare och god kompetens inom digitala dokumenthanteringssystem, samt en väl utvecklad förmåga att uttrycka dig i svenska i tal och skrift. 

För rollen behöver du vara självgående och kunna driva arbetet strukturerat och med hög kvalitet. Det är viktigt att du tänker på myndighetsgränser även om enheten är centraliserad och du behöver ha stor integritet. Du måste tycka om att ibland ha fullt fokus på protokollskrivning och ibland kunna arbeta med utvecklingsarbetet på enheten. Eftersom gruppen är liten ser vi att det är viktigt att kunna samarbeta väl och hjälpa varandra. 

Övrigt

Vi har flexarbetstid och möjlighet att ibland arbeta på distans, men det är arbetsuppgifterna som styr var vi utför vårt uppdrag. Nämnderna är planerade dagtid, men kommunfullmäktige sker kvällstid. 

Intervjuer kommer att ske löpande under ansökningstiden. 

Provanställning tillämpas.